「毎日1ミリ前進！」を目指す女性中間管理職ソルトちゃんです。
今日、会社での仕事で、
・がっかりしたことと、
・しまった、と思ったこと、
が、ありました。
係長のH君が、日曜日出勤して一生懸命こさえた資料をソルトちゃんに提出してきました。
残念なことに、それはソルトちゃんが意図したものと若干ずれた内容でした。
また、作らなくても良い資料が付け加えてありました。
ソルトちゃんは、内心、
言ったことと違うじゃない。
作らなくていいって言った資料も作ってあるし。
時間がないのに、こんなことに時間をかけて。
と、思ってしまいました。
この資料は、先日終わりにソルトちゃんの上司から、ソルトちゃんに作成の指示があったものです。
ソルトちゃんは、その時、自分のノートにメモを取りました。
そして、自分の席に戻ると、目の前に座っている係長のH君にそのノートのメモを見ながら、口頭で伝えました。
同様に、課長のY君にも伝えました。
2人とも、理解したように見えました。
しかし、結果がこれです。
こちらとしては、理解していて当たり前と思っていた内容を思いっきり外した内容でした。
この手の仕事について理解力があるY課長も、この資料を見て、指示とずれていることに気づいていなかったのです。
これには理由が、4つあります。
①Y課長もH係長も、ソルトちゃんが指示を出している時、メモを取っていなかった。
②ソルトちゃん自身、普段なら、自分のとったメモをコピーして渡し、それを使って指示をするが、その時はしなかった。
③Y課長もH係長も、社員にコロナ陽性者が出たことによる欠員対応と、繁忙等で、心に余裕がなかった。
④H係長は、最近、長時間勤務が続いていて、疲れ気味だった。
H係長の疲れた顔を見て、
ソルトちゃんの言ったことと、違うじゃないの！
と、言いたくなる言葉を飲み込みました。
そんなこと言っても、事態は変わりません。
頑張って作ったのに、と、思っている本人の気持ちを逆なでするだけです。
このノートに〇〇ってメモしてあるでしょ？
だから、〇〇って言ったつもりだったけど。
ソルトちゃんの言い方が、悪かったのだね…と言いました。
今回の事例による猛省です。
仕事で指示を受ける時、反対に指示を受けた時には、以下のことを意識して行う必要があると痛感しました。
これは、上司も部下も気をつける必要があります。
部下側
上司から口頭で指示を受けた時、
部下はメモを取る。
取ったメモをもとに、受けた指示を繰り返す。
上司側
上司は部下に指示する時、
口頭という聴覚情報だけでなく、視覚情報を一緒に与えるように努める。
視覚情報とは、イメージが伝わる資料、もしくは、メモなど。
指示内容を、復唱させる。
口頭で伝える言語情報は、相手に10%位しか伝わってない、という事を聞いたことがあります。
だから、念には念を入れる必要があるのです。
ただし、双方がすべてを完璧に行うことがシチュエーション的に難しいことがあります。
時間がないとか、心の余裕がないとかで。
しかし、指示を出す側、受ける側のどちらかだけでも、留意してこれらを行う必要があると感じます。
でないと、
・伝えたつもりの側のニーズと、
・一生懸命やったつもり側の成果物が、
合致しないという残念な結果になってしまいます。
余裕のある常日頃から、これらを習慣化できるように意識づけることが、その職場の仕事の完成度合いに大きく関わってくるのではないかと思った次第です。
